Video Konferans

Video Konferans Çözümleri (Görüntülü Toplantı Çözümleri)

Video konferans, farklı noktalardaki insanların bir araya gelerek yüz yüze görüşmek için birçok soruna katlanmak yerine, ofisinden diğer insanlarla gerçek zamanlı olarak toplantı, eğitim, konferans yapabilme imkanları sunmaktadır. Diğer ofis ve şube çalışanları ile karşılıklı olarak tartışabilme, ortak çalışma ve veri paylaşımını (sunum yapma, teknik çizimler, bütçe dosyaları, vb.) yapabilmektedir. Hatta ortak çizim veya uygulamayı karşılıklı olarak kullanabilmektedirler. Katılımcılar, mikrofon ve kamera vasıtasıyla diğer noktalarda bulunan insanlara kendilerini ifade ederken, karşıdan gelen görüntü ve sesi almak için televizyon veya bilgisayar monitöründen faydalanmaktadırlar. Video konferans, yüz yüze görüşme konforunun çeşitli cıhazlarla icra edilmeye çalışılan bir şeklidir.

Neden Video Konferans ?

Globalleşen dünyada, işletmeler artık ulusal sınırların ötesinde, dünya pazarlarındaki dev rakiplerle rekabet edebilmek zorundalar; rekabette avantaj kazanmak için bilgi teknolojilerinden yararlanmak zorunlu hale gelmiştir.  Bilgi teknolojileri, günümüz işletmelerine rekabette avantajın anahtarını sunar.

Video Konferans sistemleri ile, birbirlerinden çok uzakta bulunan kişiler, karşı karşıya imiş gibi yüzyüze iletişim kurabilir, bu sayede önemli iş görüşmeleri için uzun iş seyahatleri yapma gereksinimi büyük ölçüde ortadan kaldırabilirler.

Yüzyüze İletişim

İletişim, kelimeleri olduğu kadar, ses tonu, vurgulama ve vücud dilini kullanarak belli bir mesajı karşımızdakine aktarmaktır. Telefonda ise, görüntünün hiç olmaması bir yana, ses kalitesinin düşüklüğü, tonlama ve vurgulama ile aktardığımız mesajlar büyük ölçüde yok olmaktadır. Bu nedenle telefonla görüşürken, kendimizi yeterince ifade edemediğimiz hissine kapılırız. 100 yılı aşkın bir süredir telefon kullanıyor olmamıza karşın, önemli kararlar için “Bu iş telefonla olmaz” deyip, bir masanın çevresinde toplanmanın altında yatan asıl neden, iletişim problemini aşmaktır.

Seyahat Giderlerinden Tasarruf

Daha iyi iletişim kurmak için iş toplantıları kaçınılmazdır ama, bu aynı zamanda pahalı ve zaman alıcı bir yöntemdir. ış seyahatleri için yapılan harcamalar, her şirketin bütçesi içinde önemli bir kalemi oluşturmaktadır. Bunun yanı sıra, seyehat çıkan personelin, işlerini dışarıdan takip edebilmek için yaptığı mobil telefon görüşmeleri büyük ölçüde artmaktadır.
Bazı şirketler, seyahat sırasında geçen zamanı daha verimli değerlendirebilmek için, taşınabilir bilgisayar ve mobil telefon ile bilgisayar sistemine dışarıdan erişim olanağı sunmaktadırlar. Bu sayede, ofis dışında geçen saatlerde bile işleri bir ölçüde takip etmek mümkün olabilmektedir. Fakat bu, şirketin ödemek zorunda kaldığı mobil telefon giderlerinin çok büyük oranda artması sonucunu doğurmaktadır.

Zamandan Tasarruf

Zamanın verimli kullanılması, günümüz iş dünyasında artık bir zorunluluktur. Video Konferans sayesinde,

  • Daha kısa zaman diliminde daha çok sayıda toplantı yapılabilir,
  • Karar verme süreçleri hızlanır,
  • İş seyahatlerinin neden olduğu bedensel yorgunluğu ortadan kaldırdığı için iş verimi artar,
  • Kilit pozisyondaki personelin üretkenliği artar,
  • Takım çalışması pekişir,
  • Toplantıların zaman planına uygun ve daha düzenli yapılması sağlanır.
  • İş seyahatlerinin asıl maliyeti, işinin başından uzak kalan kritik personelin, bu zaman dilimi içinde uzak kaldığı gelişmeler ve veremediğini kararlar, nedeniyle kaçırılan fırsatlardan ortaya çıkmaktadır.
  • Genel müdürün ofise dönmesisini bekleyen kararlar için bazen çok geç kalınmış olabilir.

Tele/Video Konferans Servislerinin Avantajları:

  • İlk yatırımsız : İlk yatırım maliyeti olmaksızın hizmet alma imkanı
  • Ölçekli : Katılımcı sayısı ihtiyacınıza uygun çözüm
  • Esnek : İhtiyaca göre hızlı bir şekilde uyarlanabilir, esnek kapasite olanağı
  • Yönetilebilir : Kendiniz veya sizin adınıza biz konferansınızı yönetebiliriz
  • Yenilikçi : Ses kaydı ve çeşitli yollarla katılımcı davet etme imkanı
  • Raporlama : Detaylı ve isteğe bağlı raporlama opsiyonları